Posterior a la renovación de su plataforma de impresión este cliente nos planteó la necesidad de controlar y administrar los multifuncionales e impresoras como una iniciativa adicional que buscaba reducir aún más los costos de impresión.

Nuestra recomendación en respuesta al requerimiento del cliente, fue proponer un trabajo conjunto donde de nuestro lado se incorporaría al servicio de MPS ya en ejecución, una herramienta de auditoría y control de impresión innovadora y líder en el mercado y por su parte, el cliente pondría en ejecución una campaña de mercadeo interna de cara al usuario final, donde se concientizaba a la disminución en las impresiones y la implementación de mejores prácticas en el uso de los multifuncionales.

Con la puesta en marcha del software de auditoria de impresión se logró la asignación de costes por usuario y departamento, la aplicación de las mejores políticas de impresión y la habilitación de una plataforma donde los usuarios pueden enviar a imprimir de forma remota y delegar dichas impresiones a un usuario que se encuentre físicamente en las oficinas, esto como solución a las políticas de la organización para promover el teletrabajo entre sus colaboradores.

Dentro de los servicios entregados por el software de auditoría está la reportería que le permite al cliente obtener, no solo el volumen de impresión general, sino un detalle de cada trabajo de impresión realizado por cada usuario, detallando en cual multifuncional se generó el documento y el departamento al que pertenece dicho usuario. Con toda esta información a la mano, el cliente cuenta con una rica analítica de datos que le ha permitido tomar las mejores decisiones para implementar sus políticas de impresión y digitalización internas, redistribuir inteligentemente las cargas de trabajo y generar una serie de informes y controles que se extienden a las funciones operacionales de los multifuncionales ,como lo son: el servicio de fotocopiado, digitalización y fax entregando una reportería integral que abarca todos los servicios antes mencionados.

La auditoría de impresión sumado a un servicio MPS de primera calidad, con alertas de suministros proactivas, monitoreo del estado de los equipos en tiempo real, recolección de desechos, servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, son lo que los clientes necesitan para despreocuparse de la impresión y centrar sus esfuerzos en hacer crecer su organización y así aumentar su rendimiento de acuerdo al mercado donde se encuentra posicionado su negocio.