Fuimos contactados por una empresa reconocida en el mercado costarricense para trabajar en una iniciativa cuyo objetivo buscaba una transformación tecnológica de su parque de impresión, el ahorro económico, la seguridad de la información y la sostenibilidad ambiental, ya que al contar con el galardón de bandera azul requerían de una plataforma de dispositivos altamente eficientes en cuanto a la impresión y digitalización.

Nuestra solución se basó en dotar a la institución de equipos multifuncionales Lexmark de última generación, un software de auditoría de impresión y monitoreo proactivo de los suministros con servicio de entrega puerta a puerta y un programa de recolección de los desechos generados para su correcto tratamiento generando con ello todos los controles, trazabilidad y certificaciones que demuestran el compromiso en conjunto por el bienestar del medio ambiente.

El ahorro económico ha sido posible también por la implementación de NDD como software de auditoría de impresión porque con esta herramienta se ha logrado:

• Una administración integral de todo el parque de impresión, desde evitar las impresiones o fotocopias no autorizadas, hasta lograr identificar los focos de alto volumen de impresión ya sea de manera personal, departamental o por centro de costos y así buscar en conjunto la manera de digitalizar dichos procesos y disminuir los volúmenes de impresión.
• La implementación de la funcionalidad de impresión bajo demanda, donde un usuario autorizado puede generar una impresión para posteriormente liberarla en cualquier multifuncional corporativo de su elección, sin la necesidad de intervención del departamento de Soporte Técnico.
• La impresión forzada a ambas caras del papel.
• La restricción de los usuarios autorizados para imprimir color.

En cuanto a la seguridad se logró incorporar políticas de control de las digitalizaciones a correo electrónico desde los multifuncionales para así evitar la fuga de información y apoyar la gestión del departamento de Seguridad de la Información Corporativo. También, se habilitó la funcionalidad de digitalización a repositorio de archivos, lo cual permite volúmenes de digitalización más grandes, rápidos y eficientes sin las limitaciones del correo electrónico.

La satisfacción del cliente ha sido relevante por lo que han presentado este proyecto a nivel de la toda la organización como el más exitoso del departamento de tecnologías de la información en los últimos 6 años.